Tässä ohjeessa käydään läpi Vuokareskontra-välilehti ja sen alta löytyvät toiminnot.
Näkymä ja valinnat
Vuokrareskontra toimii yhteenvetona monille toiminnoille. Tässä näkymässä voit tarkastella ja etsiä vuokrasopimuksia, sekä niiden maksujen tilannetta.
Yläriviltä löytyvillä valinnoilla voit määrittää, mitä sopimuksia etsit. Esimerkiksi laskutustavan alta löytyy näppärästi kaikki verkkolaskutusasiakkaat.
Sivun alalaidassa voit lähettää haluamallesi sopimuksille maksuohjeet, vuokrantarkistusilmoitukset, vuokralaskut tai maksumuistutukset kootusti.
Toiminnot
Maksuohje
Maksuohjeelle nousee kootusti yläriviltä valitun vuoden maksujen tila. Voit halutessasi ladata yhden tai useamman vuokrasopimuksen maksuohjeen Lataa-painikkeesta. Vaihtoehtoisesti voit lähettää maksuohjeen sähköpostilla tai kirjepostilla painikkeesta Muodosta lähetyserä. Lähetyserä hyväksytään ja lähetetään Lähetyserät-välilehdeltä.
Vuokran korotus
Kun sopimuksiin on päivitetty sovitulle kuukaudelle vuokrankorotukset tai muut muutokset, voidaan vuokralaisia tiedottaa asiasta tällä toiminnolla. Ulkonäöltään vuokrantarkastusilmoitus mukailee maksuohjetta, ja siitä löytyy selkeästi vuokranmaksun muuttuvat kohdat. Kun toiminto ja oikea kuukausi on valittu, voidaan yksi tai useampi korotus joko ladata tai lähettää Kodian kautta. Lähetyskanavina toimivat kirjeposti, sekä sähköposti niille vuokralaisille, joilta sähköpostiosoite löytyy Kodiasta.
Laskutusaineiston muodostus
Kun halutaan lähettää vuokralaskut asiakkaille, tulee niistä ensiksi luoda lähetyserät. B2B- ja B2C-verkkolaskut tulee lähettää Kodiasta kuukausittain.
Ensiksi valitset käytössäsi olevat lähetystavat, esimerkiksi e-laskut, suoramaksut ja verkkolaskut:
Tämän jälkeen valitset joko kaikki tai osan sopimuksista, joille haluat lähettää vuokralaskut. Toiminnoista valitaan Laskutusaineiston muodostus ja haluttu kuukausi. Lopuksi muodosta. Lähetyserä hyväksytään ja lähetetään Lähetyserät-välilehdeltä.
Maksumuistutus
Vuokrareskontrassa voit valita kaikki Erääntyneet-tilassa olevat sopimuksen ja halutessasi valita erääntyneen vuokran ajanjakson.
Ylemmässä esimerkissä on valittu sopimus, jolta löytyy yli 60 päivää sitten erääntynyttä vuokraa. Otsikon Saldo alta näkyy ensiksi kyseinen erääntynyt summa ja suluissa kaikki vuokrasaatavat yhteensä.
Kun ensiksi valitset toiminnoista valitaan Maksumuistutus ja sitten Muodosta lähetyserä, aukeaa seuraava valintaikkuna:
Voit halutessasi muuttaa maksumuistutuksen summaa tai jättää kentän tyhjäksi, jos tarkoitus ei ole periä ylimääräistä maksua.
Seuraavaksi sinulla on vaihtona lisätä edellisen kentän valinta kuukausitavoitteeseen tai luoda siitä irtolasku. Oletuksena on yleisin käyttötapaus, eli tavoitteeseen lisääminen. Silloin laskulle tulee sama viitenumero kuin vuokraa maksaessa ja laskun summaksi yhteenlaskettu vuokrasaatava.
Jos maksumuistutuksesta perittävä maksu halutaan esimerkiksi vuokrahallintasopimuksilla erottaa muusta vuokrasaatavasta, voidaan tästä perittävästä summasta tehdä erillinen lasku omalla summallaan. Silloin laskulle generoidaan hyväksyttäessä oma viitenumero ja laskun summaksi tulee ylempänä syötetty summa. Laskulla mainitaan myös maksettava vuokrasaatava, johon vuokralainen käyttää kiinteää viitenumeroaan.
Lopuksi valitset lähetystavan ja Muodosta lähetyserä. Lähetyserä hyväksytään ja lähetetään Lähetyserät-välilehdeltä.