Kirjanpitoaineistot

Jos käyttöönotossa on ympäristöllesi on määritelty kirjanpitoaineisto, löydät ohjeet sen käyttöön täältä.

Kaikki kohteet valittuna, vuokrareskontran viimeisenä välilehtenä on Kirjanpitoaineistot. Täältä voit myös lukita reskontran oikeasta kulmasta, syöttämällä sinne menneen päivämäärän, jota vanhempia tapahtumia et halua enää muokattavan. Reskontra suositellaan lukittavaksi heti, kun aineisto on siirretty kirjanpitoon.

Yleisiä:

• Vuokrareskontran siirto Kodiasta kirjanpitoon voidaan toteuttaa joko csv-tiedostosiirtona tai rajapintasiirtona, riippuen kirjanpidossa käytettävästä ohjelmistosta.
• Vuokrareskontrasta muodostetaan siirrettävä kirjanpitoaineisto kerran kuukaudessa, kuun viimeisen päivän jälkeen.
• Kodian vuokrareskontrassa on sisäänrakennettuna kirjanpidollinen logiikka hallinnoimaan kirjanpidon myyntejä, saamisia, ennakoita ja vakuuksia.
• Raporteista löytyvät kuukausittaisten kirjanpidollisten toimenpiteiden tueksi mm. saamiset-, ennakot-, suoritusyhteenveto- ja laskuraportit.

Toiminnot tiivistettynä:

Tultuasi välilehdelle, Muodosta kirjanpitoaineisto avaa seuraavan valintaikkunan:

Jos haluat koko ympäristön kirjanpidon, ei ylimmästä valinnasta tule valita mitään. Alkaen päivämäärä määräytyy Asti päivämäärän mukaan. Voit ottaa aineistoa kesken kuukauden ja useamman kerran kuukaudessa. Kun valitse kuukauden viimeisen päivän, tarjoaa valintaikkuna mahdollisuutta ottaa kyseisen kuun ennakot ja saamiset mukaan aineistoon. Lopuksi valitse Muodosta.

Muodostetut kirjanpitoaineistot listautuvat välilehdelle.

Seuraava toimenpide riippuu, onko kirjanpitoaineistosi tiedostomuotoinen vai tehdäänkö siirto rajapinnalla.

Kun rajapinta on määritelty, toiminnon alta voit valita Lähetä ja painike muuttuu Kuittaa-painikkeeksi. Jos lähetetty aineisto täsmää kirjanpitoon, tulee lähetyserä kuitata.

Jos kirjanpitoaineisto on tiedostomuotoinen, avaa rivi painamalla siitä. Vastaanottajat-otsikkoinen valintaikkuna aukeaa, jonka alakulmasta voit ladata tai poistaa tiedoston. Ladattu tiedosto tulee toimittaa muokkaamattomana kirjanpitojärjestelmäänne. Jos se täsmää kirjanpidon kanssa, kuittaa rivi toimintojen alta.

Suorituksien kirjaukset

• Kirjanpidon puolella
• -Kirjanpidon puolella vuokrareskontraan kuuluvat suoritukset kirjataan välitilille, joka on määritelty Kodian suorituksien välitiliksi.
  • -Huom. kaikki vuokrareskontraan kuuluvat suoritukset ja palautukset (viitesiirrot, tilisiirtosuoritukset sekä palautukset).
  • -Suorituksien osalta pankkitilin debet kirjauksen vastakirjaus on välitilin kredit kirjaus.
  • -Palautuksien osalta pankkitilin kredit kirjauksen vastakirjaus on välitilin debet kirjaus.

 

• Kodian vuokrareskontran puolella
  • -Tulleet suoritukset tulee olla kohdistettuna sopimuksille
    • -Huom. kaikkien kohteiden alla reskontrassa suoritukset-välilehdellä näkyvät kohdistumattomat viitesuoritukset, käy kohdistamassa ne, ohje: Suoritukset – Kodia
  • -Vuokrareskontraan tulleet tilisiirrot tulee olla lisättynä vuokrareskontrassa sopimustason reskontra näkymästä ”lisää suoritus” toiminnallisuudella sopimuksen positiivisiksi suorituksiksi.
  • -Pankkitililtä tehdyt palautukset tulee olla myös lisättynä saman toiminnallisuuden kautta negatiivisiksi suorituksiksi.
  • -Muista suorituksien lisäämisessä ja kohdistuksissa seuraavat huomiot:
    • 1.) Vuokra = sopimuksen toistuvaistavoitteisiin kohdistus
    • 2.) Vakuus = vakuuteen kohdistaminen
    • 3.) Lasku = valitulle irtolaskulle kohdistaminen
    • 4.) Perintä = perintään kohdistaminen
    • 5.) Luottotappio = luottotappioihin kohdistaminen
    • 6.) Muu = tämän taakse on kirjanpidossa määritelty joku tietty myyntitili (esim. muut vuokrauksen tuotot yms.)
  • Esimerkit:
    • -Pankkitilille on tullut tilisiirtosuorituksena vuokrasuoritus > Kodian vuokrareskontraan merkataan ”lisää suoritus” toiminnallisuuden kautta samansuuruinen positiivinen suoritus, joka kohdistetaan vuokraan.
    • -Kirjanpidonohjelmistosta tai pankkitililtä suoraan on tehty tilisiirtopalautus vakuudesta > Kodian vuokrareskontraan merkataan ”lisää suoritus” toiminnallisuuden kautta samansuuruinen negatiivinen suoritus, joka kohdistetaan vakuuteen.

 

• Täsmäytys ja tarkistus ennen kirjanpitoaineiston siirtoa
  • -Kirjanpidon puolella varmistetaan, että pankkitilileiltä on kirjattu kaikki vuokrareskontraan kuuluvat suoritukset ja palautukset välitilille.
  • -Kodian vuokrareskontran puolella kaikki vuokrareskontraan kuuluvat suoritukset on kohdistettuna sopimuksille, tilisiirto suoritukset ja palautukset kirjattuna ”lisää suoritus” toiminnallisuuden kautta
  • -Valitse tämän jälkeen kaikki kohteet > raportit > reskontra > lataa > suoritusyhteenveto ko. kuukaudelta ja lataa.
  • -Suoritusyhteenvedon loppusumma tulee olla sama kuin välitilin saldo kirjanpidon puolella > tällöin suoritusyhteenvedolta löytyy kaikki vuokrareskontraan kuuluvat suoritukset ja palautukset.

Suorituksien kirjauksien vaiheet tiivistettynä

1. 1.) Välitilikirjaukset kirjanpidon puolella
2. 2.) Viitesuorituksien kohdistus Kodian vuokrareskontran puolella
3. 3.) Tilisiirtosuorituksien ja palautuksien kirjaus Kodian vuokrareskontran puolella
4. 4.) Suoritusyhteenvetoraportin lataus ja suorituksien sekä palautuksien tarkistus

 

Kirjanpitoaineiston muodostaminen

Kirjanpitoaineisto muodostetaan kaikkien kohteiden alta reskontranäkymästä löytyvän kirjanpitovälilehden
alta.

1. 1.) Valitse kaikki kohteet ja vasemmasta valinta painikkeista reskontra
2. 2.) Valitse yläreunan välilehdistä kirjanpitoaineisto välilehti
3. 3.) Paina ”muodosta kirjanpitoaineisto” painiketta
4. 4.) Valitse asti päivämääräksi kirjanpitoon siirrettävän kuukauden viimeinen päivä
5. 5.) Paina aktiiviseksi ”ota mukaan saamiset ja ennakot” painike
6. 6.) Paina ”muodosta” painiketta
   • -Kirjanpito aineisto muodostuu listaukseen ylimmäiseksi. Jos aineisto ei tule näkyviin automaattisesti tarkasta yläreunasta listauksen oletuspäivämäärät ja paina ”päivitä” painiketta
7. 7.) Avaa aineisto klikkaamalla ko. riviä taulukkonäkymästä
8. 8.) Jos käytössä on csv-muotoinen aineistosiirto paina avatun aineiston alareunasta ”lataa” painiketta
9. 9.) Vie ladattu tiedosto kirjanpito-ohjelman sisäänlukutyökaluun avaamattomana ja ilman välitallennusta
10. 10.) Jos käytössä on api-rajapinta paina ko. rivin oikeasta reunasta ”lähetä” painiketta
    • -Aineisto siirtyy rajapinnan kautta suoraan kirjanpito-ohjelmistoon
11. 11.) Siirrä kirjanpitoaineisto välilehden yläreunassa oleva kirjanpitolukittu päivämäärä ko. kuukauden viimeiseksi päiväksi > vuokrareskontran kausi sulkeutuu ja tavoitteiden yms. muokkaaminen ei onnistu enää ko. kaudelle ilman kauden uudelleen aukaisua.

Hyvä tietää

Kirjanpitologiikka toimii ennakoiden ja saatavien osalta seuraavasti:

• -Niiden sopimuksien osalta missä on ollut ennakkoa edellisen kuukauden lopussa, Kodia käyttää ennakon ensimmäisenä siirrettävän kuukauden tavoitteisiin. Jos samaan sopimukseen on tullut siirrettävässä kuukaudessa myös suoritus, josta syntyy uutta ennakkoa tuo kirjanpitoaineisto tämän uudeksi ennakoksi.
• -Jos sopimuksille on ollut saatavaa edellisen kuukauden lopussa kirjautuu siirrettävän kuukauden aikana tullut suoritus aina ensisijaisesti ko. saataviin (välitili vs. saamiset). Jos siirrettävältä kuukaudelta tavoitteita jää avoimiksi kirjautuu kirjanpidon siirrossa avoimiksi jääneet tavoitteet myynniksi ja myyntisaamisiksi.
• -Myynti koostuu toistuvaistavoitteista sopimuksien osalta sekä muodostetuista erillislaskuista.
  • -Liikevaihtoraportista näkee ko. kauden myynnin yhteensä ja vuokratavoitteet sekä laskuraportilta näkee myyntien erittelyn.