Jatkossa maksumuistutusten ja perintään lähettäminen tapahtuu uudesta maksuvalvonta-näkymästä. Edellinen tapa maksumuistuttaa reskontra-näkymästä on poistunut kuten myös vanha perintä-näkymä.
Maksuvalvonta-näkymä
Maksuvalvonta-näkymä näyttää seuraavanlaiselta ja sinne pääset siirtymään valitsemalla sivupalkista Reskontra ja sieltä Maksuvalvonta. Maksuvalvonnassa käytetään termiä “vaihe” kuvaamaan sitä, missä vaiheessa mikäkin saatava on. Vaiheita ovat: Erääntynyt, 1. maksumuistutus, 2. maksumuistutus, Perintä ja Maksettu
Maksuvalvonnan asetukset
Maksuvalvonnan asetuksiin pääset siirtymään oikean ylälaidan hammasrattaasta. Asetukset näyttävät seuraavanlaiselta:
Jos käytössä on Intrumin muistutuspalvelu, näillä asetuksilla ei ole vaikutusta, sillä Intrum hoitaa maksumuistutusten lähettämisen.
Maksumuistutuksen lukumäärä kertoo sen, kuinka monta maksumuistutusta lähetetään ennen kuin saatavat siirretään perintään. Eräpäivän muoto tarkoittaa sitä, näytetäänkö maksumuistutuksella eräpäivä-kohdassa päivämäärä vai teksti “Heti”. Maksuaika-kohtaan voi syöttää haluamansa maksumuistukselle annettavan maksuajan. Esimerkiksi jos maksuajaksi on valittu 14 päivää, niin lähetettäessä maksumuistutusta eräpäiväksi menee nykyinen päivä + 14 vrk. Sitten kun saatavia ollaan viemässä seuraavaan vaiheeseen katsotaan milloin tuo annettu maksuaika erääntyy. Huom. maksuaikaa ei tallenneta maksumuistutukselle, vaan se luetaan aina sillä hetkellä maksuvalvonnan asetuksista.
Maksuvalvonnan asetukset ovat yrityskohtaisia ja niitä voi muokata, kun kohteeksi on valittu “Kaikki kohteet”. Yhden kohteen alla asetuksia voi tarkastella, mutta ei muokata.
Erääntyneet-suodatin
Maksuvalvonta-näkymässä eri vaiheessa olevia saatavia voidaan hakea erääntyneet-suodattimella, jonka jälkeen voit valita haluamasi rivit ja lähettää maksumuistutukset/perinnän. Tuossa valikossa on seuraavanlaiset vaihtoehdot:
Lähetetyt
Tämä valinta hakee kaikki lähetetyt maksumuistutukset ja perinnät. Kun tämä valinta on aktiivinen, voit klikata taulukosta yhtä riviä, jolloin pääset yhden sopimuksen maksuvalvonta-näkymään. Sieltä löydät kaikki kyseiselle sopimukselle lähetetyt maksumuistutukset ja perinnät.
Oletuksena tähän näkymään ei haeta jo maksettuja saatavia. Taulukon suodattimista voit muokata näytettäviä tietoja:
Maksumuistutettavat / 1. maksumuistutettavat
Tämä valinta hakee kaikki ne sopimukset, joille ei vielä ole lähetetty maksumuistutusta/perintää tai ne on jo maksettu ja vanhimmasta erääntyneestä saatavasta on mennyt vähintään 14 vuorokautta. Kun tämä valinta on aktiivinen, on näkyvissä painike “Lähetä 1. maksumuistutus“.
2. maksumuistutettavat
Tämä valinta on näkyvissä vain jos maksuvalvonnan asetuksissa on valittu maksumuistutusten lukumääräksi 2. Tämä hakee kaikki ne sopimukset, joille on lähetetty 1. maksumuistutus ja joiden eräpäivästä on vähintään 1 vuorokausi. Eräpäivä tulee valitun maksuajan mukaan, jota voi muokata maksuvalvonnan asetuksissa. Kun tämä valinta on aktiivinen, on näkyvissä painike “Lähetä 2. maksumuistutus“.
Perittävät
Tämä valinta hakee sopimukset, jotka voidaan lähettää perintään. Perintään voidaan lähettää 1. tai 2. maksumuistutuksen jälkeen riippuen maksumuistutusten lukumäärästä. Eli jos maksumuistutuksen maksuaika on erääntynyt ja maksumuistutusten lukumääräksi on valittu 1, perittäviin nousee ne sopimukset, joille on lähetetty 1. maksumuistutus ja jos lukumääräksi on valittu 2, perittäviin nousee ne sopimukset, joille on lähetetty 2. maksumuistutus. Kun tämä valinta on aktiivinen, on näkyvissä painike “Lähetä perintään“.
Kaikki
Tämä valinta hakee kaikki lähetetyt maksumuistutukset ja perinnät sekä kaikki erääntyneet. Tässä näkymässä voit ohittaa säännöt, joita on asetettu muihin valintoihin. Esim. jos sopimuksella olisi vasta 1 päivä sitten erääntynyt vuokra, niin tämän näkymän kautta sen voi lähettää perintään, mutta siitä näytetään varoituksia käyttöliittymässä.
Saatavien valinta ja lähettäminen
Kun valittuna on haluttu suodatin, voit valita lähetettävät saatavat joko erikseen tai “Valitse kaikki” -toiminnolla. Klikkaamalla sopimusrivillä näkyvää nuolta saa näkyviin sopimuksen kaikki saatavat ja sieltä voi halutessaan valita vain tietyt vuokrat tai irtolaskut.
Valitun suodattimen mukaan, näkyvissä on lähetys-painike, joka vie vahvistus-näkymään, jossa näkyy esikatselussa lähetettävät saatavat. Lähetettäessä maksumuistutusta voit valita maksumuistutuksen summan ja lähetystavan. Lisäksi voit valita lähetetäänkö maksumuistutukset luotaessa vai muodostetaanko ainoastaan lähetyserä. Maksumuistutuksen summa lisätään maksutavoitteisiin ja muut tavoitteet lukitaan lähetti maksumuistutukset luotaessa tai ei.
Yksittäisen sopimuksen maksuvalvonta-näkymä
Yksittäisen sopimuksen maksuvalvonta-näkymästä löytyvät kaikki kyseiselle sopimukselle lähetetyt maksumuistutukset ja perinnät:
Maksumuistutusten muodostuminen ja viitenumerot
Maksuvalvonta-näkymässä voit maksumuistuttaa kaikki saatavat yhdessä, mutta taustalla vuokrista ja irtolaskuista tehdään erilliset maksumuistutukset. Eli jos sopimuksella on erääntynyt sekä vuokraa että irtolaskuja, niin vuokralainen saa kaksi erillistä maksumuistutusta, toinen vuokran viitenumerolla ja toinen laskun viitenumerolla. Jos maksumuistutettavia irtolaskuja on useampi, nämä kaikki irtolaskut kootaan samaan maksumuistutukseen ja sille generoidaan uusi viitenumero.
Jos maksumuistutetaan vuokraa, niin silloin maksumuistutuksen summa lisätään aina kuukausitavoitteeseen. Jos muistutetaan pelkästään irtolaskua/irtolaskuja, niin maksumuistutuksen summalla luodaan uusi irtolasku.