Kun olet luonut laskuista tai tiedotteista lähetyserän, löydät se saman nimiseltä välilehdeltä ollessasi kaikkien kohteiden reskontrassa. Tässä ohjeessa perehdymme kyseiseen näkymään.
Valinnat
Voi valita haluamasi aikavälin sekä lähetyserän tyypin. Uusin lähetyserä on aina ylimpänä ja päivittämällä näkymän saat ajantasaisen listauksen näkyville.
Voi hakea alla olevien otsikoiden mukaisilla tiedolla etsimääsi lähetyserää. Eli voit syöttää kenttään esimerkiksi ID:n, vuokralaisen nimen tai laskutusajankohdan.
Vastaanottajat
Siirtämällä hiiren lähetysrivin päälle muuttuu se harmaaksi ja painamalla siitä aukeaa sinulle seuraava näkymä:
Tähän ikkunaan aukeaa kaikki lähetyserän vastaanottajat ja järjestelmä tuo esille kaikki ne tapaukset, joille ei voida lähettää haluttua aineistoa. Tieto mahdollisesta syystä kirjautuu lisätietojen alle.
Huomaathan, että jos sopimus päättyy ko. kaudella tai vuokra on maksettu ennakkoon, niin Kodia kertoo tämän lähetyserässä viestillä ”Vuokralaiselta ei löydy laskutettavaa ko. kuukaudelta”, sinun ei siis tarvitse erikseen poistaa päättyneitä sopimuksia aineistosta sitä muodostettaessa.
Voit samalla tavoin hakea tästä valintaikkunasta vastaanottajia eri hakutermein. Lisäksi voit valita yksittäisiä rivejä vasemman laidan laatikosta tai kaikki rivit painikkeesta. Tämän jälkeen sinulla on mahdollisuus ladata ja tarkastella laskunkuvia.
Alareunan poista-painike poistaa koko lähetyserän. Tämä toiminto tarvitsee vielä erillisen varmistuksen. Lisäksi voit palata välilehdelle alareunan painikkeesta Sulje.
Toiminnot
Lähetyserien päänäkymässä sinun tulee ensiksi hyväksyä rivit ennen lähettämistä. Esimerkiksi maksumuistutuksia luodessa erillislaskulle, hyväksyminen generoi laskulle uniikin viitenumeron ja lisää tavoitteen vuokralaisen reskontraan.
Jos haluat lähettää itse laskut, niin silloin voit valita kaikki, jolloin aineiston alareunan lataa-painikkeesta voit ladata aineiston tietokoneellesi. Sen jälkeen voit tulostaa laskut ja toimittaa ne itse haluamallasi tavalla vuokralaisille. Tässä tapauksessa älä lähetä aineistoa eteenpäin.
Lähetä siirtää lähetyserän sisällön käsittelyyn ja sitä kautta vastaanottajalle.
