Irtisanomistoiminnon käyttöönotto
Jos olet kiinnostunut ottamaan parannellut irtisanomiset käyttöön Kodian ympäristössänne, olettehan yhteydessä asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@kodia.fi. Käyttöönoton yhteydessä tulee valita, laitetaanko vahva tunnistautuminen päälle irtisanomisen luomiseen. Jos vahva tunnistautuminen laitetaan päälle, voit irtisanomiset-sivun asetuksista itse hallinnoida, onko vahva tunnistautuminen vuokralaiselle pakollista vai vapaaehtoista.
Irtisanomisen luominen
Vuokralainen voi irtisanoa vuokrasopimuksen joko Kodian sovelluksessa tai julkisella sivulla. Irtisanominen koskee aina yhtä vuokralaista ja vuokrasopimuksen jokaisen vuokralaisen on itse tehtävä irtisanominen.
Irtisanomisen luominen julkisella sivulla
Verkkosivujen julkisessa sähköisessä irtisanomisessa on kaksi eri vaihtoehtoa ”Vahva tunnistautuminen” ja ”Jatka ilman tunnistautumista”. Käyttäjänä voit Kodiassa olevan irtisanomiset-sivun asetuksista hallinnoida onko käytössä molemmat vai pelkkä vahva tunnistautuminen. Ohjetekstiin kannattaa huomioida, että kaikkien sopimusosapuolien tulee täyttää ja lähettää irtisanominen omalta osaltaan. (Ohjetekstien hallinnointi ohjeessa myöhemmin)
Jos käyttäjä tunnistautui vahvasti, hän näkee kaikki omat vuokrasopimuksensa listassa ja valitsee niistä, minkä haluaa irtisanoa. Käyttäjä voi myös valita vaihtoehdon ”Muu vuokrasopimus”, jolloin hän syöttää itse irtisanottavan asunnon osoitteen.
Irtisanomislomake on jaettu neljään eri vaiheeseen: Vuokrasopimuksen tiedot, Henkilötiedot, Irtisanomisen tiedot sekä Esikatselu ja lähetys. Jos käyttäjä tunnistautuu vahvasti ja valitsee irtisanottavan sopimuksen listasta, niin tällöin vuokrasopimuksen tiedot ja henkilötiedot ovat automaattisesti täytetty Kodiasta löytyvillä tiedoilla, eikä niitä voi muokata, ellei jotkin tiedoista puutu. Irtisanomisen tietoihin täytetään tiedot irtisanomista varten, kuten päättymispäivä, tilinumero, uusi osoite, lisätiedot jne. Esikatselu ja lähetys -vaiheessa käyttäjä voi varmistaa, että tiedot oivat oikein ja tarvittaessa palata muokkaamaan niitä. Lähetettyään irtisanomisen käyttäjä saa sähköpostiin viestin irtisanomisen vastaanottamisesta.
1. Vuokrasopimuksen tiedot
2. Henkilötiedot
3. Irtisanomisen tiedot
4. Esikatselu ja lähetys
Irtisanomisen luominen Kodiassa vuokralaisena
Irtisanominen sovelluksen puolella toimii täysin samalla tavalla, kuin julkisella sivulla. Irtisanomislomake avautuu samasta painikkeesta, kuin ennenkin eli asuntokortilta “Sähköinen irtisanominen“. Myös sovelluksessa on tehtävä vahva tunnistautuminen jos se on laitettu ympäristössä päälle.
Irtisanomisen luominen Kodiassa käsittelijänä
Kun käsittelijä haluaa tehdä irtisanomisen Kodiassa, se tehdään samasta asuntokortin “Sähköinen irtisanominen” -painikkeesta. Tässä tilanteessa ei koskaan tarvitse tunnistautua vahvasti, vaan käsittelijä pääsee suoraan täyttämään lomakkeen. Jos sopimuksella on useampi vuokralainen, on käsittelijän valittava, kenelle vuokralaiselle hän haluaa irtisanomisen tehdä (alla kuva tästä). Kun vuokralainen on valittu, muu lomake on samanlainen, kuin julkisella sivulla. Myös tässä vuokrasopimuksen ja henkilön tiedot ovat automaattisesti täytetty, eikä niitä voi muokata, ellei joitain tietoja puutu.
Irtisanomisen käsittely
Irtisanomiset-listaus
Irtisanomiset-listaus näyttää seuraavanlaiselta ja se näkyy kaikki kohteet alla, yhden kohteen alla sekä vuokralainen näkee omat irtisanomisensa.
Irtisanomisen käsittely Kodiassa
Irtisanominen voi tulla asetuksista riippuen joko vahvasti tunnistautuneelta henkilöltä tai ei tunnistautuneelta henkilöltä. Jos irtisanominen tulee vahvasti tunnistautuneelta henkilöltä, se liitetään automaattisesti oikeaan vuokrasopimukseen (jos tunnistautuneen henkilön henkilötunnuksella löytyi sopimus). Tällöin irtisanominen näkyy sekä kaikki kohteet alla että oikean kohteen alla. Irtisanomisen tila on tässä tilanteessa “Odottaa käsittelyä“.
Jos irtisanominen tuli ei tunnistautuneelta henkilöltä, tällöin irtisanomista ei voida automaattisesti liittää vuokrasopimukseen, vaan käsittelijän pitää se tehdä itse. Irtisanomisen tila on tässä tilanteessa “Ei liitetty vuokrasopimukseen“. Irtisanomisen voi liittää vuokrasopimukseen irtisanominen-sivulla.
Irtisanomisella on seuraavat tilat:
Ei liitetty vuokrasopimukseen
Odottaa käsittelyä
Käsittelyssä
Käsitelty
Peruutettu
Uusien irtisanomisten eli “Ei liitetty vuokrasopimukseen” ja “Odottaa käsittelyä“ -tilassa olevien lukumäärä näkyy sivupalkissa:
Irtisanominen-sivu
Irtisanominen-sivulla näkyy kaikki vuokralaisen syöttämät tiedot sekä se oliko henkilö tunnistautunut vahvasti vai ei.
Irtisanomisen liittäminen vuokrasopimukseen
Jos irtisanominen tuli ei tunnistautuneelta henkilöltä, pitää irtisanominen liittää tiettyyn vuokrasopimukseen ja sen sopijaosapuoleen, jotta irtisanomisen käsittelyä voi jatkaa. Se tapahtuu “Liitä vuokrasopimukseen“-painikkeesta, joka avaa vuokrasopimushaun, josta voi etsiä oikean vuokrasopimuksen ja vuokrasopimusosapuolen. Klikkaamalla vuokrasopimusosapuolta, irtisanominen liitetään valittuun vuokrasopimukseen ja sen vuokrasopimusosapuoleen.
Reskontran tiedot irtisanominen-sivulla
Kun irtisanominen on liitettynä vuokrasopimukseen, joko automaattisesti tai manuaalisesti, tulee irtisanominen-sivulle näkyviin kyseisen vuokrasopimuksen reskontran tilanne ja linkki reskontraan. Lisäksi siinä näkyy kaikki kyseisen vuokrasopimuksen vuokralaiset ja tieto heidän irtisanomisten tilanteesta.
Vuokrasopimuksen vaihtaminen irtisanomiseen
Jos irtisanominen on liitetty väärään vuokrasopimukseen, irtisanomisen voi ”Vaihda vuokrasopimus”-painikkeella irroittaa sopimukselta. ”Liitä vuokrasopimukseen”-painikkeen avulla voit hakea uuden sopimuksen ja liittää irtisanomisen siihen.
Irtisanomisen ottaminen käsittelyyn
Kun irtisanominen on liitetty vuokrasopimukseen, sen käsittelyä voi jatkaa ja tämä tapahtuu klikkaamalla painiketta “Ota käsittelyyn“.
Vuokrasopimuksen/vuokralaisen irtisanominen
Vuokrasopimuksen irtisanominen tapahtuu painikkeesta “Irtisano vuokrasopimus“. Tuon painikkeen vieressä on nuoli, josta voi muuttaa toimintoa, joka halutaan tehdä. Painiketta klikkaamalla aukeaa ikkuna, josta pääsee syöttämään tarvittavat tiedot. Tämän toiminnon jälkeen irtisanominen siirtyy ”Käsitelty”-tilaan ja vuokralainen saa sähköpostin irtisanomisen käsittelyn valmistumisesta.
Vaihtoehdot irtisanomiseen:
Irtisano vuokrasopimus
Tämä vaihtoehto lisää vuokrasopimukselle irtisanomispäivän ja päättymispäivän.
Päätä sopimus vuokralaiselta
Tämä vaihtoehto lisää käsittelyssä olevalle irtisanomisen vuokralaiselle irtisanomispäivän ja päättymispäivän. Vuokrasopimus jatkuu normaalisti muiden vuokralaisten osalta
Uusi sopimus ilman vuokralaista
Tämä vaihtoehto avaa vuokrasopimus-ikkunan, johon on täytetty automaattisesti edellisen sopimuksen tiedot ja edellisen sopimuksen vuokralaiset poislukien irtisanottava vuokralainen
Irtisanomisen peruuttaminen (vuokralainen)
Niin kauan, kuin irtisanomista ei ole otettu käsittelyyn, vuokralainen voi sen peruuttaa Kodian sovelluksesta. Peruuttaminen tapahtuu irtisanominen-sivulla painikkeesta “Peruuta irtisanominen“.
Sähköpostiviestit irtisanomisesta
Vuokralainen saa sähköpostiinsa vahvistuksen irtisanomisen vastaanottamisesta sekä irtisanomisen käsittelyn valmistumisesta. Muut käyttäjät, kuten pääkäyttäjät eivät saa viestejä uusista irtisanomisista.
Irtisanomiset asetukset
Irtisanomiset-sivulla asetukset-painikkeesta pääsee muokkaamaan julkisen irtisanomissivun ohjetekstejä sekä valitsemaan onko vahva tunnistautuminen vuokralaiselle pakollinen. Ohjetekstit voi laittaa kolmella eri kielellä. Alla kuvat, miltä asetukset näyttävät ja miltä ohjetekstit näyttävät julkisella sivulla.
