Asuntotarkastustyökalu

Yleistä asuntotarkastustyökalusta

Asuntotarkastustyökalulla voidaan suorittaa monenlaisia tarkastuksia asuntoon. Esimerkiksi vuokralaisen sisään- ja ulosmuuton yhteydessä tehtävät muuttotarkastukset sekä muuttojen välissä tehtävät asuntotarkastukset onnistuvat työkalulla. Työkalulla voidaan tarkastella asunnon kuntoa, mutta sen avulla voidaan toteuttaa myös asukkaan itse tekemän poismuuttosiivouksen ohjeistus sekä tarkastus. Asuntotarkastustyökalu tukee sekä vuokranantajan edustajan tekemiä tarkastuksia, että vuokralaisen itse tekemiä tarkastuksia.

Kuka näkee asuntotarkastukset?

Pääkäyttäjä näkee kaikki yrityksen asuntotarkastukset. Projektipäällikkö ja huoltomies näkevät omien kohteidensa asuntotarkastukset. Asuntotarkastukselle tarkastajaksi tai kuittaajaksi valittu vuokralainen näkee tämän asuntotarkastuksen. Omistaja näkee omien asuntojensa asuntotarkastukset.

Asuntotarjouslomakkeen luominen

Asuntotarjouslomake luodaan asuntokortilta “Asuntotarkastus”-painikkeesta. Painikkeesta painamalla aukeaa lomake, josta valitaan tarkastuksen tyyppi, sen sisältö (kunto/”asunto” tai siivous) sekä se, kuka tarkastuksen suorittaa.

Tarkastuksen tyyppi

Asuntotarkastus voi olla tyyppiä sisäänmuuttotarkastus, ulosmuuttotarkastus tai korjaustarkastus.

Sisäänmuuttotarkastus

sisäänmuuttotarkastusta käytetään, kun vuokralainen on muuttamassa tai on muuttanut asuntoon sisälle. Vuokralaiselle voidaan lähettää asuntotarkastuslomake, jossa on aikaisemman ulosmuuttotarkastuksen asunnon kuntoon liittyvät huomiot. Asukas voit tarkastaa näiden paikkansapitävyyden, lisätä tarvittaessa uusia huomioita ja lopulta hyväksyä tarkastuksen. Tällöin jää jälki siitä, että vuokralainen on vahvistanut asunnon olevan tietyssä kunnossa sisäänmuuttohetkellä ja ulosmuuton yhteydessä voidaan verrata kuntoa sisään muuton tilanteeseen.

Ulosmuuttotarkastus

Ulosmuuttotarkastusta käytetään silloin, kun vuokralainen on muuttamassa tai on muuttanut asunnosta pois. Ulosmuuttotarkastusta käytetään yleensä vuokrasuhteen aikana asunnon kuntoon tapahtuneiden muutosten seurantaan. Lisäksi ulosmuuttotarkastusta voidaan käyttää pois muuttavan vuokralaisen tekemän siivouksen ohjeistamiseen ja valvontaan.

Korjaustarkastus / välitarkastus / asuntotarkastus

Jos tarkastus ei ole ulos- eikä sisäänmuuttotarkastus, voidaan käyttää kolmatta tarkastustyyppiä. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi, jos sisään- ja ulosmuuton välissä tehdään välitarkastuksia asuntoon, tai jos asuntoon tehdään aikaisemmassa tarkastuksessa mainittuun asiaan korjauksia, ja ne halutaan merkitä ratkaistuksi siten, että ne eivät enää nouse seuraavalle tarkastukselle.

Tämä tarkastus voidaan myös tehdä, jos halutaan muokata tilakonfiguraatiota vuokralaiselle lähetettävää tarkastusta varten.

Tarkastuksen sisältö

Tarkastuksen sisällöksi voidaan valita “Asuntotarkastus” tai “Siivoustarkastus”. Asuntotarkastus tarkoittaa tarkastusta, jossa tehdään huomioita asunnon kunnosta. Tämä on yleisin tapa käyttää asuntotarkastustyökalua.

Siivoustarkastuksessa voidaan esimerkiksi ohjeistaa asukasta siivoamaan keittiössä olevan hella irrottamalla se seinästä ja sen jälkeen ohjeistetaan ottamaan kuva hellan takaa. Samanlainen ohjeistus toistetaan kaikkiin haluttuihin huoneisiin ja varusteisiin. Kun tarkastus on valmis, ei asunnossa käyntiä siivouksen tarkastamisen takia välttämättä tarvita, koska kuvamateriaalista voidaan todentaa onko asunto siivottu hyvin.

Tarkastuksen tekijä

“Kenelle tarkastuslomake lähetetään” määrittelee sen, kuka tarkastuksen tekee. Tähän voidaan valita joko vuokralainen tai vuokranantajan edustaja, esimerkiksi huoltomies.

Vuokralaisen tekemä tarkastus

Jos vuokralainen valitaan tarkastuksen tekijäksi, niin silloin linkki asuntotarkastukseen lähetetään hänelle sähköpostiin. Vuokralainen voi myös nähdä asuntotarkastuksen omien Kodia-tunnustensa kautta. Kun “vuokralainen” on valittu tarkastuksen tekijäksi, tulee vuokralaiseksi valita se, joka lomakkeen saa täyttää.

Vuokranantajan tekemä tarkastus

Jos ammattikäyttäjä tekee tarkastuksen, voi kuka tahansa vuokranantajan edustaja (pääkäyttäjä, huoltomies ym.) tehdä tarkastuksen. Lisäksi voidaan tarvittaessa valita myös vuokralainen kuittaajaksi lomakkeelle. Tällöin vuokralainen saa myös pääsyn lomakkeeseen, mutta ei voi tehdä siihen muutoksia. Vuokralainen voi tunnustensa kautta kuitata tarkastuksen eli vahvistaa, että on nähnyt sen, ja hyväksyy sen sisällön.

Aikaisemmat huomiot

Kun uusi asuntotarkastus luodaan, käytetään pohjana edellistä hyväksyttyä asuntotarkastus-tyyppistä tarkastusta. Tarkastuksesta siirretään kaikki kuntohuomiot seuraavaan tarkastuslomakkeeseen. Nämä huomiot siirtyvät “aikaisemmat huomiot” osioon, jolloin seuraavan tarkastajan ei tarvitse erikseen merkitä kaikkia samoja huomioita uudestaan. Jos puute, johon huomio liittyy, on korjattu, voidaan huomio merkitä ratkaistuksi. Tällöin se näkyy lomakkeella ratkaistuna huomiona, eikä siirry enää seuraavalle asuntotarkastukselle.

Lisäksi käytetään edellisen tarkastuksen tilakonfiguraatiota, eli jos huoneistoon esimerkiksi lisätään jokin varuste, se näkyy myös tämän tarkastuksen pohjalta tehdyn tarkastuksen varusteissa.

Tilakonfiguraatio

Tilakonfiguraatio tarkoittaa huoneistoon kuuluvien huoneiden (esim. keittiö) ja niihin kuuluvien varusteiden (esim. hella) sekä mittareiden kokonaisuutta. Lisäksi koko tarkastukselle, huoneille, varusteille ja mittareille voidaan lisätä ohjetekstit, jotka lomakkeen täyttäjä myöskin näkee.

Tilakonfiguraation pohja generoidaan automaattisesti asunnolle, kun sille luodaan ensimmäistä tarkastuslomaketta. Sen jälkeen konfiguraatioon tehdyt muutokset siirtyvät aina seuraavalle saman asunnon tarkastukselle.

Tilakonfiguraation generointiin vaikuttaa kaksi asiaa: huoneistotyypin pohjalta generoidaan tilakonfiguraatioon huoneistotyypissä mainitut huoneet. Taustalla oleviin asetuksiin voidaan lisäksi määritellä lisäehtoja tilojen muodostukseen.

Tilakonfiguraation muokkaaminen

Tilakonfiguraatiota voidaan myös asuntokohtaisesti muokata valitsemalla “Muokkaa tilakonfiguraatiota” lomakkeen ylänurkasta tai valitsemalla huonekortin oikeassa yläkulmassa olevasta kolmesta pisteestä “Muokkaa tilaa”. Vuokralainen ei voi muokata huoneistokonfiguraatiota, vaan se pitää tehdä valmiiksi ennen vuokralaiselle lähettämistä esimerkiksi korjaustarkastuksen avulla.

Tässä näkymässä voidaan lisätä asuntoon tiloja, varusteita sekä muokata niiden ohjetekstejä ja muita asetuksia. Muutokset ovat voimassa tällä lomakkeella sekä kaikissa tässä asunnossa tehdyissä lomakkeissa sen jälkeen, kun muutokset sisältävä lomake on hyväksytty.

Tilakonfiguraatiossa on “Lisää tila” ja “Muokkaa yleistä ohjetta” -painikkeet. Lisää tila-painikkeesta voidaan lisätä asuntoon uusi tila. Tilalle valitaan tyyppi, nimi sekä kuvausteksti, johon voi kirjoittaa esimerkiksi yleiset ohjeet tilan tarkastamista varten. Tämän ohjetekstin oletusarvon voi konfiguroida asetusten kautta kaikille asunnoille yhteisesti.

Muokkaa yleistä ohjetta -painike mahdollistaa tarkastuksen yläosassa olevan ohjetekstin muokkaamisen. Tämänkin tekstin oletusarvoa voidaan muokata kaikille asunnoille yhteisesti asetusten kautta.

Näiden painikkeiden alla on huoneiston kulutusmittarit, jos sellaisia on. Valintaruutu mittarin kohdalla merkitsee sitä, kysytäänkö mittarin lukema lomakkeella. Oletuksena kaikki mittarit nousevat tarkastuslomakkeelle. Mittareiden ohjeteksti voidaan asettaa tästä. Jos ohjetekstille halutaan asettaa oletusarvon, sen voi tehdä asetuksilla.

Näiden alle listautuu tarkastuksen tilat sekä niiden varusteet. Tiloja ja niiden varusteita voidaan muokata ja varusteita lisätä. Kuvaustekstiin voidaan lisätä myös varusteelle ohjeteksti tarkastusta varten. Myös varusteiden kuvauksia voidaan asettaa yhteisesti kaikille tietyn tyyppisille varusteille asetusten kautta.

Asetukset

Asuntotarkastustyökaluun voidaan asettaa tiettyjä yrityskohtaisia asetuksia. Nämä asetukset vaikuttavat erityisesti siihen, miten tilakonfiguraatio generoidaan asunnolle. Asetuksille ei ole toistaiseksi käyttöliittymää, vaan ne asetetaan asuntotarkastustyökalun käyttöönoton yhteydessä.

Asetuksilla määriteltäviä asioita

1. Mitä huoneita generoidaan kaikille asunnoille tilakonfiguraation generoinnin yhteydessä (huoneistotyypistä löytyvien huoneiden lisäksi)
2. Mitä varusteita generoidaan kaikille huoneille automaattisesti
3. Millainen on tietyn tyyppisen huoneen vakiokonfiguraatio (ohjeteksti, varusteet)
   1. Esimerkiksi voidaan määritellä, että keittiöstä löytyy aina hella
4. Millainen on tietyn tyyppisen varusteen vakiokonfiguraatio (ohjeteksti, voiko merkitä kadonneeksi)
   1. Esimerkiksi voidaan määritellä, että hellan ohjeteksti on “irrota hella seinästä ja tarkasta siisteys takaa”
5. Millaiset ohjetekstit tulevat vakiona tarkastuksen yleisiin ohjeisiin (erikseen voidaan määritellä sisäänmuutto, ulosmuutto, välitarkastus)
6. Millaiset ohjetekstit tulee vakiona kulutusmittareihin
7. Lisäksi voidaan erikseen ottaa huoneistotyypin perusteella tehtävä tilakonfiguraation automaattinen generointi pois päältä, jos esimerkiksi halutaan lisätä kaikki huomiot suoraan yhteen huoneeseen

Asuntotarkastuslomakkeen täyttäminen

Vuokranantajan edustajat löytävät asuntotarkastukset kohteen alla ollessaan “Asuntotarkastukset”-valikosta. Täältä löytyy listaus kaikista asuntotarkastuksista. Myös vuokralainen voi löytää itseensä liitetyn asuntotarkastuksen tämän valikon kautta. Jos vuokralainen on valittu asuntotarkastuksen tekijäksi, on hän saanut myös sähköpostiinsa linkin, jonka kautta lomake voidaan täyttää ilman tarvetta kirjautua Kodiaan sisälle.

Asuntotarkastusta pääsee muokkaamaan sitä klikkaamalla, muokkaaminen on mahdollista mikäli tarkastelee asuntotarkastusta roolilla, joka on valittu tarkastuksen tekijäksi.

Asuntotarkastus täytetään tila/huone ja varuste kerrallaan lisäämällä niihin huomioita. Sekä tilalle että varusteelle voidaan lisätä huomioita. Huomio kuvaa nimensä mukaisesti asiaa, joka on huomionarvoista huoneessa tai varusteessa. Esimerkiksi kuluminen, rikkoutuminen tai muu vika voi johtaa huomion lisäämiseen. Huomiolle voi lisätä kuvan, otsikon sekä kuvauksen, mutta mikään kentistä ei ole pakollinen.

Asuntotarjouslomake tallentuu automaattisesti jokaisen muutoksen jälkeen. Tarkastuksen voi täyttää myös osissa, eli esimerkiksi alkuun ottaa kuvat puhelimella huomioitavista asioista, jonka jälkeen voi lisätä kuvauksen ja muut lisätiedot esimerkiksi toimistolta tietokoneella.

Lähettäminen ja hyväksyminen

Kun tarkastus on valmis, se voidaan lähettää. Vuokralaisen lähettämä tarkastus pitää erikseen vielä hyväksyä, mutta vuokranantajan edustajan tekemä tarkastus menee hyväksytyksi automaattisesti. Hyväksytty tarkastus tarkoittaa sitä, että sen sisältö on läpikäyty ja todettu asialliseksi. Vain hyväksyttyä asuntotarkastusta käytetään seuraavan tarkastuksen pohjalla.

Hylkääminen

Mikäli esimerkiksi vuokralaisen täyttämä asuntotarkastus on tehty väärin tai asiattomasti, voidaan se hylätä. Tällöin uusi tarkastus voidaan luoda, ja pohjalla käytetään edellistä hyväksyttyä asuntotarkastusta.

Tilojen ja varusteluiden tarkastettu-tila

Jokaisella varusteella ja huoneella on “tarkastettu”-tila, jolla voidaan seurata sitä, mitkä asiat on jo käyty lomakkeelta läpi. Tätä ei ole pakko hyödyntää, mutta se voi auttaa erityisesti suurten kokonaisuuksien tarkastamisessa. Varusteet ja tilat voi merkitä tarkastetuksi yksi kerrallaan, mutta lomaketta lähettäessä voidaan myös painaa “Merkitse tarkastetuksi”-painiketta, joka merkitsee kaikki varusteet tarkastetuksi. Sen jälkeen lomake voidaan lähettää.