Tässä ohjeessa kerrotaan, miten henkilöitä ja yrityksiä käsitellään Kodiassa. Henkilöitä ja yrityksiä voidaan liittää vuokrasopimukseen, asuntohakemukseen, asunnon omistajaksi tai tai taloyhtiön isännöitsijäksi.
Henkilö- ja organisaatiorekisterit
Kodiassa vuokralaiset, hakijat, isännöitsijät ja omistajat tallennetaan henkilö- ja organisaatiorekistereihin. Rekistereiden avulla ei esimerkiksi vuokralaisen henkilötietoja tarvitse päivittää useampaan paikkaan, vaan yhdelle sopimukselle tehty päivitys päivittää tiedot kaikkialle järjestelmään. Jos vuokralainen vaihtaa asuntoa, ei vuokralaisen tietoja tarvitse kirjoittaa järjestelmään uudelleen, vaan olemassa oleva henkilö voidaan lisätä vuokrasopimukselle.
Vuokralaisen lisääminen vuokrasopimukselle
Vuokralaisen lisääminen vuokrasopimukselle on henkilö- ja organisaatiorekistereiden myötä entistä helpompaa. Vuokralainen voidaan lisätä olemassa olevista henkilöistä tai organisaatioista, ja tietojen puuttuessa luoda uusi vuokralainen täyttämällä kentät.
Vuokrasopimuksen muokkausnäkymässä on Lisää vuokralainen -painike, jota painamalla vuokralaisen lisääminen aloitetaan.
Painiketta painamalla aukeaa seuraava näkymä:
Näkymä koostuu kahdesta osasta: Ylemmässä osiossa voidaan hakea ja lisätä olemassa oleva vuokralainen ja alemmassa osiossa voidaan luoda kokonaan uusi.
Olemassa olevan vuokralaisen lisääminen
Olemassa olevan vuokralainen aloitetaan kirjoittamalla hakukenttään esimerkiksi osa vuokralaisen nimestä, henkilötunnuksesta tai y-tunnuksesta. Hakutuloksiin ilmestyy henkilöitä ja organisaatioita, jotka vastaavat hakukyselyä.
Hakutulosta klikkaamalla avautuu esikatselunäkymä, jossa näytetään lisättävän henkilön perustiedot.
Jos valittu henkilö vaikuttaa oikealta, painetaan Lisää-painiketta, joka lisää henkilön vuokrasopimukselle. Muistathan vielä tallentaa vuokrasopimuksen!
Uuden vuokralaisen luominen
Lisää vuokralainen -painikkeesta avautuvan kaksiosaisen näkymän alaosassa voidaan luoda uusi vuokralainen.
Näkymän alussa voidaan valita, luodaanko henkilö vai organisaatio, eli esimerkiksi yritys tai yhdistys. Vuokralaisen tiedot täytetään lomakkeeseen. Tarvittaessa laskutustiedot tai CO-tiedot voidaan lisätä oletuksena piilotettujen Laskutustiedot– ja C/O-tietojen alle.
Jos vuokralaiselle halutaan luoda käyttäjätili, valitaan näkymän alareunasta Luo käyttäjä. Lopuksi painetaan Luo ja lisää -painiketta, joka luo uuden vuokralaisen ja lisää sen vuokrasopimukselle. Muistathan tallentaa myös vuokrasopimuksen!
Vuokralaisen tietojen muokkaaminen
Vuokralaisen tietoja voidaan muokata klikkaamalla vuokralaisen nimeä vuokrasopimuksen muokkausnäkymässä.
Nimen klikkaaminen avaa henkilön muokkausnäkymän. Tässä näkymässä muokataan rekisterissä olevaan henkilöä tai organisaatiota, eli muutokset vaikuttavat kaikkialle, missä kyseistä rekisterin henkilöä tai organisaatiota käytetään.
Muokkaa henkilöä -otsikon vieressä oleva #P13474 ilmaisee henkilön ID:n järjestelmässä. Jos tämä täsmää, on henkilö sama ja jos se ei täsmää, eivät vuokralaiset ole sama rekisterissä oleva henkilö. Jos jostain syystä eri vuokrasopimuksilla on eri henkilö, vaikka sen kuuluisi olla sama, voidaan toiselta vuokrasopimukselta poistaa vuokralainen ja haun kautta lisätä toinen rekisterissä oleva henkilö.
Omistajan lisääminen asunnolle
Yllä kuvatun kaltainen logiikka toimii myös omistajat-näkymässä. Eroavaisuutena vuokralaisen lisäämiseen omistajatiedoissa on se, että liitetyn henkilön tai organisaation lisäksi näkymässä voidaan myös syöttää muita tietoja, kuten omistusosuus sekä tilinumero, jos se poikkeaa omistajan rekisterissä olevasta tilinumerosta.