1. Kirjanpidollinen erottelu
Julkisen sektorin vuokrataloyhtiöiden sekä kuntien ja kaupunkien omistamien kiinteistöjen hallinnassa on huomioitava niiden erillinen kirjanpidollinen käsittely. Yleisenä ja toimivana käytäntönä on tehdä kummallekin omat kirjanpidonsiirrot. Järjestelmän on tuettava tätä selkeästi.
2. Asuntojen markkinointi ja hakeminen
Usein vuokrataloyhtiö vastaa asuntojen markkinoinnista ja hakuprosessista, jolloin ne esitetään yhtenä kokonaisuutena vuokrataloyhtiön brändin alla. Järjestelmän on tuettava konsernihakemusta verkkosivuilla, jotta asunnonhakijat näkevät kaikki haettavissa olevat asunnot yhdessä näkymässä.
3. Yhteinen kirjautuminen ja käyttäjähallinta
On tärkeää, että vuokrataloyhtiön sekä suoraan kunnan tai kaupungin omistamien kiinteistöjen hallinta onnistuu samalla kirjautumisella ja käyttäjätunnuksilla. Järjestelmän tulee tukea yhtenäistä kirjautumista sekä käyttäjäoikeuksien hallintaa
4. Vuokralaskutus ja vakioviite
Julkisen sektorin vuokrataloyhtiöillä on yleensä käytössä vuokralaskutuksessa vakioviite. Sujuvan käyttöönoton mahdollistajana on vakioviitteen siirtäminen uuteen järjestelmään, jotta vuokralaisen maksuprosessi ei muutu ohjelmiston vaihtuessa.
5. ARA-rajoitteiden hallinta
Asuntokannassa voi olla sekä ARA-rajoitusten alaisia että niistä vapautuneita kiinteistöjä. Järjestelmän tulee mahdollistaa talokohtainen ARA-rajoitteiden hallinta, jotta eri ehtojen ja rajoitusten noudattaminen voidaan toteuttaa sujuvasti. Tämän rakenteen avulla toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa ja käyttöönotossa voidaan varmistaa, että se tukee sekä vuokrataloyhtiöiden että suoraan kunnan tai kaupungin omistamien kiinteistöjen erityistarpeita.
