Ohjelmistovaihdos on organisaatiolle aina iso asia. Se on usein pitkään valmisteltu ja perusteltu päätös, jonka taustalla on usein monia syitä mm. kasvu, prosessien uudistaminen ja tehokkuuden hakeminen. Törmäämme myynnissä jatkuvasti asiakkaisiin, joilla on nykyisestä käytössä olevasta ohjelmistokokonaisuudesta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista käytössä vain murto-osa. > Toki tämä on ollut meille myynnissä hyödyllistä, mutta en ole tästä silti innoissani vaan yritän ajaa maailmaa tässä parempaan suuntaan.
Käyttöönotto typistyy ja niin typistyy hyötykin
Usein myös järjestelmätoimittajat lähestyvät ohjelmistovaihdosta varovaisesti: tärkeintä on saada arki rullaamaan uuden järjestelmän kanssa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että siirretään vain välttämättömät tiedot, opetellaan vain ne toiminnot, joilla perusasiat onnistuvat, ja pyritään pääsemään nopeasti takaisin rutiineihin.
Tässä kohtaa syntyy riski. Jos käyttöönotto jää pinnalliseksi, voi iso osa hankituista tehostavista tai ohjaavista ominaisuuksista jäädä kokonaan hyödyntämättä. Mielestäni vielä pahempaa on se, että mahdolliset manuaalivaiheet, joita olisi voitu purkaa automaatiolla, jäävät osaksi ”uutta normaalia” ja siirtyvät jopa työntekijältä seuraavalle (lue uuden henkilön perehdyttämisprosessiin) ilman kyseenalaistamista.
Kun järjestelmä rasittaa jo ennen kuin se on käytössä
Yksi haaste ohjelmistoprojekteissa on yleisesti tiedonsiirto: monesti asiakkaalle sälytetään vastuuta vanhan järjestelmän tietojen siirtämisestä uuteen. Tämä ei ole pelkästään tekninen haaste, vaan vaikuttaa inhimillisesti vaihdoksessa mukana oleviin henkilöihin. Kun aikaa kuluu tietojen poimimiseen, kenttien täsmäämiseen ja puuttuvien arvojen arpomiseen, loppuu monelta energia ennen kuin järjestelmä on edes käytössä.
Oman kokemuksen mukaan juuri tässä vaiheessa ratkaistaan, kuinka laajasti järjestelmää tullaan hyödyntämään. Jos peruskäyttöönotto on raskas ja käyttäjä kokee sen kuormittavana, ei ole realistista odottaa, että lisäominaisuuksia otetaan vapaaehtoisesti haltuun myöhemmin. Ja tässä olemme Kodiallakin joutuneet kasvamaan kantapään kautta, koko ajan. Pyrimme koko ajan sitä ajatusta kohden, että vaihdos saataisiin toteutettua siten, ettei asiakas juurikaan edes huomaa tietojen siirto vaihetta.
Onnistuneen käyttöönoton ytimessä: vaivattomuus ja jaksaminen
Olen saanut työskennellä useiden kymmenien ohjelmistovaihdosten parissa ja huomannut, että yksi tärkeimmistä asioista on asiakaskokemus käyttöönotossa. Kun käyttöönotto on rakennettu siten, että käyttäjä pääsee pääosin keskittymään pelkästään uuden järjestelmän logiikkaan ja koulutukseen, eikä tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen, on lopputulos aivan toisenlainen.
Mitä voimme oppia tästä?
Olennaista on tiedostaa, että järjestelmän arvo ei synny vain siitä, mitä kaikkea se teoriassa voi tehdä. Se syntyy vaan siitä, mitkä hyödyt todella saadaan käytäntöön asti. Tämä vaatii huolellista käyttöönoton suunnittelua, ja siihen keskittymistä, että kaikilla on energiaa nimenomaa uuden opetteluun eikä sitä ole poltettu käyttöönottoon.
Kaikkien toimittajien ei tarvitse toimia samalla tavalla, mutta on tärkeää tunnistaa nämä asiat ajoissa. Ohjelmistovaihdos ei ole vain tekninen siirtymä, se on muutosprosessi. Ihmisten kokemus ratkaisee enemmän kuin ominaisuustaulukot.
Pyrkikäämme siis kohti unelmatilannetta > aamulla kun aloitat työt, on yöllä vaihtunut uusi järjestelmä, josta löytyy kaikki tieto mitä vanhastakin oli saatavilla. Kaiken kruunuksi uusi ratkaisu on niin helppokäyttöinen, että osaat ottaa sen käyttöön yhtä helposti kuin uuden Applen puhelimen.
Joonas Tahvanainen – Kodia
