Kodialla on nyt takana yli 80 vuokrauksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektia. Jokainen projekti on opettanut meille jotain uutta, ja haluamme jakaa keskeiset opit, jotka ovat auttaneet asiakkaitamme onnistumaan siirtymässä.
1. Selkeä aikataulu – yksinkertainen on tehokkainta
Vaikka käytössä olisi kehittyneitä teknisiä ratkaisuja, yksi asia pysyy varmana: selkeä, yhdelle sivulle mahtuva aikataulu on korvaamaton. Se auttaa sekä asiakasta että meitä pitämään projektin hallinnassa ja varmistamaan, että kaikki osapuolet tietävät, missä mennään.
Tärkeä oppi: Käymme aikataulun läpi jokaisessa projektiryhmän tapaamisessa – vaikka se tuntuisikin toistolta. Tämä varmistaa, että kaikki sitoutuvat jo aloitustapaamisessa sovittuun projektin päätösaikatauluun.
2. Tietojen syöttäminen – yleisin huolenaihe, mutta ei teidän murheenne
Yksi suurimmista huolista järjestelmän vaihtamisen yhteydessä on tietojen syöttäminen – miten kaikki nykyiset sopimustiedot, saldot ja muut tärkeät tiedot siirtyvät uuteen järjestelmään?
Hyvä uutinen: asiakkaidemme ei tarvitse huolehtia tästä.
Meillä Kodialla on laaja kokemus erilaisista ohjelmistoratkaisuista siirtyneistä asiakkaista, ja käytämme edistyksellisiä menetelmiä varmistaaksemme sujuvan ja virheettömän tietojen siirron. Käyttöönoton aikana me hoidamme tietojen siirron puolestanne, eikä asiakkaan tarvitse syöttää tietoja manuaalisesti käyttöliittymässä. Tämä vähentää merkittävästi virheiden riskiä ja varmistaa, että kaikki tärkeät tiedot ovat käytettävissä heti alusta alkaen – ilman ylimääräistä työtä teidän tiimillenne.
3. Viestintä – enemmän kuin vain viralliset ilmoitukset
Asiakkaamme ovat toistuvasti kertoneet, kuinka tärkeää on henkilökohtainen ja säännöllinen viestintä. Virallisten sähköpostien ja kokousmuistioiden lisäksi epämuodolliset puhelut ja nopeat päivitykset ovat kullanarvoisia.
Kun asiakkaalla herää kysymyksiä tai epävarmuuksia, suora ja mutkaton yhteydenpito auttaa pitämään projektin oikealla raiteella ja vähentämään turhaa stressiä.
4. Reskontra on vuokraustoiminnan ydin
Kaikista käyttöönoton osa-alueista yksi nousee ylitse muiden: reskontra. Koko liiketoiminta pyörii sen ympärillä, ja sujuva siirtymä on kriittinen projektin onnistumisen kannalta.
Tärkeimmät huomioitavat asiat:
- Kirjanpidon ja raportoinnin on jatkuttava saumattomasti uudessa toimintamallissa.
- Maksuvalvonnan prosessien on jatkuttava ilman katkoksia – tämä edellyttää tarkan aikataulun noudattamista.
- Siirtymävaiheessa on varmistettava, että kaikki tiedot siirtyvät oikein ja että henkilöstö on koulutettu uuteen toimintamalliin.
- Ja mikä tärkeintä, tästä kaikesta me huolehdimme.
5. Verkkosivuratkaisut – ei tarvetta laajalle uudistukselle
Kodialla käytämme valmiita verkkosivuratkaisuja, jotka voidaan suoraan upottaa asiakkaan olemassa oleville verkkosivuille. Tämä tarkoittaa, että erillistä verkkosivu uudistusta ei tarvitse tehdä käyttöönottoprojektin yhteydessä. Tämä säästää aikaa ja resursseja.
6. Henkilöstön koulutus – yksilöllinen lähestymistapa toimii parhaiten
Yleiskoulutusten sijaan suosimme käyttäjä- ja työtehtäväkohtaisia koulutuksia. Näin varmistamme, että jokainen saa juuri tarvitsemansa tiedon eikä turhaan kuormitu ylimääräisellä sisällöllä.
Monilla organisaatioilla on aiempiin järjestelmiin liittyviä tukiprosesseja, kuten Excel-pohjaisia manuaalisia ratkaisuja. Näiden tarpeellisuus on hyvä arvioida käyttöönottoprojektin aikana ja löytää niille parempia, automatisoituja vaihtoehtoja.
7. Uudet ideat – voisiko onnistuneesta muutoksesta palkita?
Olemme pohtineet, voisiko henkilöstön palkitseminen olla osa onnistunutta käyttöönottoprojektia. Muutoksen tavoitteena on usein tehokkuuden ja toimintojen modernisointi – voisiko henkilöstöä motivoida vielä enemmän palkitsemalla heitä onnistuneesta siirtymästä? Tämä on asia, jota emme ole vielä yhdessä laajasti testanneet, mutta se voisi olla yksi tapa tehdä muutosprosessista entistä sujuvampi ja positiivisempi kokemus.
